Program do fakturowania — jakie korzyści mają przedsiębiorcy?

12 Grudzień
2018

Uważa się, że faktury są najczęściej wybieraną formą potwierdzenia dokonania jakiejś transakcji. Właśnie dlatego każda firma bez względu na swoją wielkość i rodzaj prowadzonej działalności, powinna wiedzieć, jak poprawnie należy o zrobić. Dzięki temu wszyscy kontrahenci będą zadowoleni i chętni do dalszej współpracy. Ważne jest to też dlatego, że w przypadku wpisania złych danych, dokument przestanie być fakturą. Właśnie z tego powodu tak istotne jest to, by unikać błędów. Pomóc nam w tym może program do fakturowania.

Najważniejsze zasady poprawnie wypełnionej faktury

W przypadku faktury powinniśmy pamiętać o tym, że najistotniejsze jest to, jakie informacje w niej zawrzemy. Dzięki temu możemy określić, jaki rodzaj faktury VAT będzie odpowiedni. Bardzo ważne jest także to, by wystawiać dokument w dwóch kopiach, z których jeden egzemplarz otrzymuje wystawca, a drugi nabywca. Nie możemy też zapomnieć o tym, że istnieją zasady mówiące o tym, że podatnik musi wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu sprzedaży. Zwróćmy jednak uwagę na to, że obowiązuje parę wyjątków. Przede wszystkim dotyczy to usług budowlanych, drukowania książek, ale również dostawy energii cieplnej bądź elektrycznej.

Jakie informacje powinna zawierać faktura VAT?

Każda właściwie wypełniona faktura VAT musi zawierać określone informacje. Tylko dzięki temu będzie uznana za prawidłową. W innym przypadku wspomniany dokument nie będzie można nazwać fakturą. Dlatego zwróćmy uwagę na najważniejsze informacje, jakie powinny znaleźć się na fakturze, są to m.in.:

  • Data wystawienia faktury,
  • Numer dokumentu,
  • Dane osobowe lub nazwę sprzedawcy i nabywcy,
  • Poprawna nazwa sprzedawanego produktu bądź wykonywanej usługi,
  • Konkretna ilość produktów lub zakres usługi,
  • Cena netto produktu lub usługi,
  • Kwotę naliczonych rabatów,
  • Stawka podatku,
  • Kwotę należności ogółem.

Jakie są korzyści faktur elektronicznych?

Presja związana z poprawnym wypełnieniem wszystkich faktur jest wysoka, dlatego warto szukać rozwiązań, które ułatwią ten proces. Pomóc w tym może program do fakturowania online. Dzięki niemu wystarczy tylko parę kliknięć myszką, by uporać się z tym stresującym zadaniem. Jednak pamiętajmy o tym, że prostota nie jest jedyną korzyścią związaną z tym elektronicznymi fakturami.

Liberalne przepisy

Warto wspomnieć o tym, że w 2013 roku doszło do zmiany przepisów, które odnoszą się do fakturowania online. Dzięki nim faktury elektroniczne są traktowane w taki sam sposób jak papierowe wersje tego dokumentu. Należy to rozumieć w taki sposób, że po jej otrzymaniu powstają takie same prawa i obowiązki. Ważne jest także to, że nadal wymagana jest zgoda na otrzymanie faktury elektronicznej. Jednak, jeżeli zostanie wysłany taki dokument do nabywcy, a ten nie prześle informacji z brakiem zgody, to przyjmuje się, że elektroniczna wersja jest wystarczająca.

Duża oszczędność czasu i pieniędzy

Wystawianie papierowej wersji faktury wiązało się z ponoszeniem dodatkowych kosztów, które były związane z wysyłką dokumentów. Zatem konieczne było płacenie za znaczki pocztowe i koperty. W przypadku faktury elektronicznej zarówno nabywca, jak i sprzedawca zyskują. Warto pamiętać o tym, że nie wiąże się to tylko z pieniędzmi, ale też z oszczędnością czasu. Ponadto wersje online umożliwiają automatyczne zaksięgowanie transakcji w systemie księgowym. Dzięki temu następuje szybszy przepływ informacji pomiędzy obiema stronami.

Ochrona środowiska i pozytywny wizerunek firmy

Drukowanie faktur zawsze wiązało się z potrzebą wykorzystania sporej ilości papieru. Według różnych danych w Polsce co roku wystawia się ok. 1,5 mld faktur. W konsekwencji musi być wyciętych 255 drzew. Dlatego wybór elektronicznych faktur może realnie wpłynąć na poprawę jakości środowiska przyrodniczego. Poza tym wykorzystanie nowoczesnych technologii w połączeniu z myśleniem i działaniem na rzecz ekologii zawsze jest odbierane pozytywnie. Dzięki temu firma jest postrzegana jako odpowiedzialna, co wpływa na kształtowanie się korzystnego wizerunku w otoczenie.


Autor

Redakcja

bezpiecznyrynekpracy.pl

To może Cię zainteresować