Jak zniszczyć ważne dokumenty?

17 Listopad
2017

Na wiosnę robi się porządki, usuwa zaległości i wyrzuca to, co niepotrzebne. Tak samo należy postąpić z dokumentami, które straciły ważność. Właściwie co powinno się z nimi zrobić?

Określają to przepisy. Instytucja albo osoba zarządzająca dokumentami musi o nie odpowiednio zadbać.

Wymogi prawne

Dane nie powinny trafić w ręce osób nieupoważnionych. Powinny być też uchronione przed posługiwaniem się nimi sposobami łamiącymi zasady ustawy czy przed zniszczeniem. A kiedy dane przestaną być aktualne, trzeba je usunąć, ale w taki sposób, aby nie dało się odtworzyć ich treści.

Jeśli ktoś tego nie zrobi albo zrobi nie tak jak należy, wówczas poniesie konsekwencje karne. Jeśli dane z dokumentów dostaną się w niepowołane ręce, wówczas grozi grzywna, kara ograniczenia albo pozbawienia wolności. A gdy takie działanie nie było umyślne, wówczas można się spodziewać kary niższej o rok. Jeśli chodzi o grzywnę, może ona wynosić do 100 tys. euro, zmiany dotyczyć będą także Generalnego Inspektoratu Danych Osobowych, który będzie mógł egzekwować regulacje prawne. Projekt nowelizacji został złożony Sejmowi.

Bezpieczeństwo firmy

Ochrona danych osobowych powinna być szczególnie przestrzegana ze względu na bezpieczeństwo, jakie przyniesie firmie. Takie elementy jak rozliczenia bankowe, tajemnice handlowe, dane pracowników, szczegóły dotyczące umów są szczególnie cenne chociażby dla szpiegostwa, dlatego powinny zostać zniszczone.

Jeśli się tego nie zrobi, to będzie to stanowiło dobrowolne zgodzenie się na ryzyko. Nieodpowiednie informacje trafią w ręce konkurencji czy nawet przestępców. Kradzież takich danych nie jest już tylko wymysłem osób piszących scenariusze filmowe, to także drogą dla przestępców, którzy będą wiedzieć, jak wykorzystać takie dane.

Względy ekonomiczne i ekologiczne

Należy wziąć też pod uwagę względy ekonomiczne i ekologiczne, jeśli chodzi o niszczenie dokumentów. Przestrzeń biurowa powinna być wykorzystana jak najbardziej optymalnie, dlatego warto zadbać o to, aby na podłodze nie znajdowało się mnóstwo dokumentów i aby szafy nie były nimi przepełnione. Aby porządek w dokumentach mógł być utrzymany za każdym razem, trzeba kontrolować na bieżąco, które są wciąż aktualne, a które już nie, a także śledzić przepisy, jakie w tej kwestii się pojawiają (chodzi o czas przechowywania dokumentów). Dzięki temu można po kolei przekazywać stare papiery do zniszczenia. Co więcej, ścinki z niszczarek mogą być przerobione na nowy papier.

Jak należy niszczyć?

Nie są już używane metody takie, jakie pokazywano w filmie „Psy”, gdzie policjanci palą na śmietnisku akta z Urzędu Bezpieczeństwa. Dzisiaj w zasadzie we wszystkich instytucjach publicznych używa się niszczarek.

Nie wszystkie niszczarki są takie same. Potrzeby firmy są różne, dlatego trzeba dobrać sprzęt tak, aby najlepiej pasował do konkretnych potrzeb. Najpierw trzeba się zastanowić, jaki rodzaj dokumentów jest niszczony najczęściej i na tej podstawie dobiera się poziomy bezpieczeństwa:

• poziom pierwszy – niszczy się dokumenty ogólnego użytku, powstające z papieru paski mają szerokość 12 mm, a ścinki powierzchnię 2000 mm kw.,

• poziom drugi – niszczy się dokumenty wewnętrzne, powstające paski mają szerokość 6 mm, a ścinki mają 800 mm kw.,

• poziom trzeci – niszczy się dokumenty poufne, ścinki mają szerokość mniejszą niż 2 mm lub powierzchnię mniejszą niż 320 mm kw.,

• poziom czwarty – niszczy się dokumenty tajne, ścinki mają powierzchnię mniejszą niż 30 mm kw., szerokość mniejszą niż 2 mm i długość mniejszą niż 15 mm,

• poziom piąty – niszczy się dokumenty ściśle tajne, ścinki mają powierzchnię mniejszą niż 10 mm kw., szerokość mniejszą niż 0,8 mm i długość mniejszą niż 13 mm.

Trzeba też zastanowić się nad tym, jaka ilość dokumentów będzie niszczona i jak często będzie się to odbywać. Małe niszczarki są dobre dla niszczenia papieru co jakiś czas, ale jeśli ta ilość jest większa, to trzeba znaleźć niszczarki o dużej wydajności np. http://www.zlotesklepy.pl/kategoria/niszczarki/search-p,151. Zastosowanie jest proste, polega na załadowaniu komory, zamknięciu pokrywy i zabezpieczeniu przez wprowadzenie kodu. Dobrze też zadbać o to, aby niszczarka nie zacinała papieru.


Autor

Redakcja

bezpiecznyrynekpracy.pl

To może Cię zainteresować